Los Sistemas de Información

En esta ocasión trataremos los sistemas de información (de aquí en adelante S.I.). En primer lugar, ¿qué es un S.I.? Bien, un S.I. es "un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso" (Definición). Así pues, el objetivo principal de un S.I. es proporcionar información de calidad que pueda ser empleada en la organización para todas sus actividades.

Dichos elementos, que son los que componen cualquier S.I. son:

1.- Procesos: definimos un proceso como un conjunto de recursos que se combinan para obtener un fin determinado.

Los procesos se componen de entradas (inputs), salidas o resultados (output), tienen un responsable, puntos de control y se componen de acciones. Además, hacen uso de recursos y referencias. Los procesos tendrán generalmente clientes (los que hacen uso del output del proceso) y proveedores (proporcionan el input). 

Estos procesos los vamos a clasificar en: 

● Procesos estratégicos: son trazados a nivel de alta dirección. 

● Procesos clave (u operativos): son los que tienen resultados para los clientes externos. 

● Procesos de apoyo: dan soporte a toda la actividad. 

Dentro de la organización, los procesos se sitúan entre las estrategias, generadas a partir de los objetivos y los procedimientos, siendo estos el conjunto de tareas necesarias para llevar a cabo un proceso. Recordemos que las estrategias se plantean en función de los objetivos fijados a partir de la misión y visión de la empresa, lo que conforma su estrategia corporativa.

2.- Información: entendemos por información a los datos tratados de tal forma que cobran un sentido y pueden ser interpretados.

Cuando se interioriza esta información, prácticamente en un proceso de aprendizaje, se obtiene lo que se denomina conocimiento.

La información se podrá clasificar atendiendo a diferentes criterios:

● Formal cuando la fuente sea conocida y exacta e informal en otros casos

●Estructurada cuando posea una estructura predeterminada y fija y no-estructurada en caso contrario

● Interna, externa o corporativa en función de su procedencia

●Primaria si la genera directamente la empresa a través de observación directa, encuestas o valoraciones de expertos o secundaria si la obtiene de datos ya existentes como datos internos, información de agencias externas, publicaciones, normativas o internet, entre otros.

Esta información se transmite como no puede ser de otra manera usando comunicación, siendo esta el proceso que comprende desde la creación de un mensaje por un emisor hasta su interpretación por parte del receptor. Dentro de esta comunicación pueden darse una serie de problemas como son los técnicos, los semánticos y los de eficacia.

3.- Personas: son todos aquellos humanos que interactúan de una forma u otra con el S.I. 

Los clasificamos en:

●Propietarios: promueven los S.I. En general son los directivos de las organizaciones. Deben estar comprometidos con el S.I.

● Usuarios: todos aquellos implicados que hagan uso del S.I. y la información que este contiene. Según su uso y posición tendremos administrativos, técnicos, supervisores, directivos medios y directores ejecutivos.

● Desarrolladores: encargados de crear el S.I. Incluye a los analistas, diseñadores y programadores.

4.- Soportes: todo aquello sobre lo que se sustenta un S.I. Actualmente se asocia de forma inmediata a la informática, sin embargo, no hace tanto tiempo era frecuente el sustento de un S.I. en papel (o montaña de documentos). 

Por tanto, suele componerse de un conjunto de herramientas tecnológicas que permiten tratar, procesar y almacenar la información que requiere la organización y sus distintos componentes.