Sistemas de gestión del conocimiento

En esta ocasión seguimos trabajando con la gestión del conocimiento, aunque nos enfocaremos en los sistemas que existen para ello. Entre las múltiples definiciones de gestión del conocimiento, en el temario de la asignatura se destacan dos:

“La gestión del conocimiento es la función por la que se planifica, coordina y controlan los flujos de conocimiento que se producen en la empresa, en relación con sus actividades y con su entorno, con el fin de crear competencias esenciales.” Eduardo Bueno

“Conjunto de sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo.”

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Sabiendo esto, es importante mencionar los objetivos de esta gestión del conocimiento, que son tres:

1.- Afianzar el conocimiento existente 

2.- Incentivar la creación de nuevo conocimiento 

3.- Proporcionar las condiciones necesarias para que éste fluya por la organización.

A continuación definimos las fases de la espiral exterior (la doble espiral) del conocimiento que vimos en la sesión anterior:

Conceptualización

Consiste en el inventario del conocimiento existente: qué es lo que conoce la organización. Además, se relaciona con su capital intelectual, formado a su vez por los capitales humano, estructural y relacional.

Cada uno de estos capitales contienen diferentes recursos e indicadores. Cada recurso empleará diferentes indicadores para su medición, que se pueden consultar en los apuntes de la asignatura ya que la lista es cuantiosa.

También se realiza en esta etapa un análisis sobre cómo se trabaja este conocimiento en la organización, basado en la revisión de los procesos.

Reflexión

Partiendo del análisis realizado anteriormente, deben tomarse decisiones sobre la mejora del sistema existente. Para ello, hay que realizar una planificación de las mejoras en los procesos implicados, mediante la nueva revisión de los procesos.

Actuación

La fase de actuación comprende la espiral simple de creación personal del conocimiento que ya vimos en la última sesión.

En esta etapa se destaca el perfil del trabajador del conocimiento. Entre sus características destacamos que realizan tareas menos estructuradas, su autonomía y la toma decisiones basada en el conocimiento. 

Además, para la realización de estas tareas, deberán manejar diferentes habilidades, denominadas digitales, como la gestión eficaz de la información, el control del tiempo, la actualización en tendencias y tecnología, la resolución de problemas complejos, etc. Complementariamente, deberán desarrollar capacidades específicas relacionadas con la localización y recuperación de la información veraz rápidamente, la realización del análisis, la evaluación, la organización y la presentación de la información.

Análisis

En esta fase, lo que se trata es comparar la situación anterior con la actual para estudiar las desviaciones producidas y evaluar los resultados: qué es lo que la organización conoce y qué es lo que la organización debería conocer.

Soporte para la gestión del conocimiento (KWS)

La gestión del conocimiento se puede soportar en herramientas como KWS (Knowledge Work Systems), que representa una metodología para facilitar la colaboración entre los grupos de trabajo, disminuir las necesidades de formación, promover la perspectiva del proceso de negocio y su mejora y además utiliza la tecnología para potenciar la productividad.

Fuente: https://images.ctfassets.net/gqf2g5bnzslm/79fMuxjaMw2GQggOyYmMey/cc40066e9bc4e201db1e207512afb9d8/5_points_proving_the_power_of_effective_KPIs_3

Existen diferentes aproximaciones estratégicas para la implementación de los KWS:

- El modelado del proceso del negocio: su objetivo es conseguir diagramas que representen los aspectos relacionados tanto con el flujo de trabajo como con el flujo de conocimiento de la organización.

- El aprendizaje del proceso de negocio: su objetivo es que los trabajadores del conocimiento aprendan a partir de sus procesos del negocio, que han sido enriquecidos con recursos de aprendizaje.

- El soporte del proceso de negocio: como su nombre indica, debe dar soporte a los trabajadores para adquirir y organizar la información que precisan en su puesto de trabajo. Sirve para tomar decisiones más rápidamente, basadas en información de calidad contrastadas.

- La ejecución del proceso de negocio:su objetivo es automatizar el proceso del negocio.

- La mejora del proceso de negocio: se puede basar en el rediseño de los procesos del negocio y en el uso de nuevos instrumentos de gestión del conocimiento para mejorar los procesos del negocio.

- La trazabilidad del conocimiento en el proceso del negocio: se centra en el control y seguimiento de los elementos de conocimiento de la organización, así como de los procesos que los soportan.

Finalmente, vemos algunas “peticiones antinaturales”, orientadas a desarrollar ese perfil de trabajador del conocimiento y son las siguientes: ofrece tu conocimiento, admite tu ignorancia, estate dispuesto a fallar, haz preguntas, dedícale tiempo y sigue mejorando.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento es una actividad esencial en las empresas a día de hoy. Las organizaciones se nutren de conocimiento para su actividad diaria. Es necesario que seamos capaces de diferenciar datos, información, conocimiento y sabiduría.

Mientras el dato es simplemente una cifra, un texto sin contextualizar, algo crudo y vacío de significado, la información surge cuando los datos son interpretados y puestos en su contexto. El conocimiento surge de la interiorización y uso de esta información y la sabiduría la aporta la experiencia en el uso del conocimiento.

Las organizaciones podemos verlas como un iceberg, tal y como se muestra en la imagen:

Así, el conocimiento lo encontramos formando parte de los activos intangibles de la organización, el gran bloque que sostiene la punta del iceberg. Las características principales del conocimiento son:

• Es sinergético
• Es dinámico
• Se reestructura
• No está normalizado

Además, podemos clasificarlo en dos tipos: tácito, que es aquel que uno posee y es, por tanto, personal o explícito, aquel que está escrito y es generado formalmente.

El conocimiento además se genera mediante una espiral simple, que toma los siguientes pasos:

1.- Creación

Fase de generación de nuevo conocimiento. Métodos:

• Socialización --> tácito a tácito
• Externalización -->tácito a explícito
• Combinación --> explícito a explícito
• Interiorización --> explícito a tácito

2.- Consolidación

Fase de organización y categorización del conocimiento. Almacenamiento de la información y acceso a la misma.

3.- Distribución

Facilitar el acceso a otros. Participación en seminarios, trabajo en equipo o la simple compartición de artículos con otros son ejemplos de distribución.

4.- Uso y evaluación

Consiste en transformar el conocimiento mediante su uso y análisis. Es, por tanto, la combinación del conocimiento y se puede ver como la mejora continua.

Además, podemos generar una segunda espiral del conocimiento, que comprende el trabajo a hacer en la organización con el conocimiento, que comprende los siguientes pasos:

1.- Conceptualización

Inventario del conocimiento existente y análisis del trabajo que se realiza con él.

2.- Reflexión

Toma de decisiones acerca de mejoras requeridas a partir del análisis anterior.

3.- Actuación

Proceso de generación del conocimiento. Comprende la espiral simple antes vista.

4.- Análisis

Comparar la situación inicial y la actual y evaluar el resultado.

Diagramas de Flujos de Datos (DFD)

En esta sesión hemos trabajado con los DFD, una herramienta para visualizar un sistema como una red de procesos interconectados por flujos y almacenes de datos.

Ejemplo de DFD

Hemos visto que los DFD poseen cuatro componentes:

• Entidades externas: entidades no pertenecientes al sistema con las que este se comunica. Pueden ser externas, o no, a la organización a la que pertenece el sistema.

• Procesos: el proceso es aquella parte que realiza la transformación de entradas en salidas. Recibe una serie de inputs y los usa/transforma para generar uno o varios outputs.

• Flujos: describen el movimiento de paquetes de información de una parte del sistema a otra. Es decir, conectan el sistema a través de su información.

• Almacenes: representa una colección de información en reposo. Se conectan mediante flujos a los procesos.

A la hora de elaborar un DFD, distinguimos dos propuestas:

• Método de expansión de Gane y Sarson: incluye dos diagramas, uno general y uno detallado.
• Método de explosión de DeMarco y Yourdon: a diferencia del anterior, en este se configuran múltiples DFD, cada uno es una ampliación de un proceso o de otro diagrama hasta modelizar el sistema completo.

Además, debemos considerar las siguientes cuestiones en la elaboración de un DFD: 

1. Los nombres de todos los componentes que existen deben ser significativos y representativos de lo que realmente son.
2. Los procesos deben estar numerados en base a los niveles en los que se encuentran.
3. No sobrecargar el sistema con excesivos DFD.