Administración Electrónica

En esta sesión hemos comenzado a tratar la Administración Electrónica, con sus características y su utilidad. Por definir el concepto, podríamos decir que "la Administración Electrónica es el conjunto de servicios que la gestión pública ofrece al conjunto de los ciudadanos a través de medios digitales. Es, por tanto, la adaptación de la clásica burocracia basada en papel a los tiempos actuales en los que predomina el uso de las nuevas tecnologías en todos los ámbitos."

Como ejemplos de estos servicios podemos encontrar cualquier tipo de portal empleado por cualquier Administración, desde las sedes de los Ministerios hasta organismos más locales como los ayuntamientos. 

Una de las claves de la Administración Electrónica es la interoperabilidad, entendida como la habilidad necesaria para que organizaciones y sistemas diversos puedan interactuar con objetivos comunes. Básicamente es la capacidad de un sistema para funcionar con otros sin restricciones de acceso o implementación. Para ello, se ha creado un Esquema Nacional de Interoperabilidad, al que los distintos servicios deben adaptarse. Este proceso de adaptación debe cumplir una serie de requisitos que son:

• Interoperabilidad organizativa (capacidad de colaboración de las entidades)
• Interoperabilidad semántica (información interpretable automáticamente)
• Interoperabilidad técnica (relación entre sistemas: interfaces, conexión...)
• Infraestructuras y servicios comunes
• Uso de la Red de comunicaciones de las AA.PP. españolas
• Reutilización
• Interoperabilidad de la firma electrónica y de los certificados
• Recuperación y conservación del documento electrónico

Además, será necesaria una Política de Gestión Documental, que proporcione directrices para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo. Los procesos que incluye son la captura, destrucción, registro, conservación, calificación, clasificación, trazabilidad, acceso y descripción de los documentos.

Esta política se basará en lo que se denomina documentos electrónicos, que son simplemente documentos que poseen información pero que se archivan en un soporte electrónico.

Todo documento electrónico contiene la información (datos), la firma y unos metadatos. Además, estos documentos podrían agruparse en un expediente electrónico, que no es más que un conjunto de documentos electrónicos agrupados por sus características comunes o pertenencia a un tema común, etc.

Así, estos expedientes electrónicos se compondrán de documentos electrónicos, un índice electrónico, la firma nuevamente y otro conjunto de metadatos.

Dentro de este ámbito, uno de las claves, que además lo es en general de la Administración Electrónica es la firma electrónica, que es el sustituto digital de la firma manuscrita y, por tanto, sirve para dar fe de múltiples documentos que existen de forma digital y no impresa. 

Por ello, es importante que esta firma garantice los principios de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, para que un ciudadano (o persona, en sentido amplio), pueda identificarse correspondientemente de forma electrónica frente a una Administración.